Grupo Casais | Secretária

Missão de Familia

Assegurar as atividades de suporte administrativo e de secretariado aos diretores dos diferentes departamentos envolvidos na execução de projetos de construção, garantindo a organização e eficiência dos processos administrativos e a boa comunicação entre as diversas áreas envolvidas, agindo consoante a ética do Grupo e os valores Casais.

Principais Responsabilidades

1) Efetuar a gestão de agendas, reuniões e compromissos, incluindo a coordenação das viagens e deslocações da Comissão Executiva do ACE, bem como dos diretores dos departamentos envolvidos na execução do projeto

2) Organizar e coordenar reuniões internas e externas, preparando os materiais necessários (relatórios, apresentações, documentos de apoio)

3) Controlar e gerir a correspondência (física e eletrónica) do ACE, incluindo a triagem e distribuição de documentos internos e externos

4) Apoiar na elaboração e preparação de relatórios e documentos administrativos, conforme as necessidades dos diversos departamentos

5) Acompanhar o fluxo de documentação relacionada com a execução do projeto de construção (contratos, orçamentos, cronogramas, etc.) e organizar e arquivar documentos relacionados ao projeto, assegurando o fácil acesso e a correta catalogação de informações

6) Suporte à gestão de fornecedores e prestadores de serviços, incluindo a solicitação de cotações e a organização de contratos;

7) Acompanhar e reportar o andamento de atividades administrativas em estreita colaboração com os departamentos de Engenharia, Obras, Finanças e outros setores do projeto;

Requisitos

• Ensino secundário completo ou ensino superior (preferencialmente com formação em secretariado, administração ou áreas afins);

• Experiência prévia em funções de secretariado ou administrativas, preferencialmente no setor da construção civil ou em ambientes corporativos;

• Bons conhecimentos de informática (Microsoft Office, Google Workspace, ferramentas de gestão de projetos e plataformas de comunicação);

• Bons conhecimentos de inglês nas vertentes oral, escrita e leitura;

• Capacidade de trabalhar de forma autónoma, gerindo múltiplas tarefas e prioridades;

• Inglês (Avançado) 

Educação

• Ensino secundário completo ou ensino superior (preferencialmente com formação em secretariado, administração ou áreas afins);